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Docuvita Dokumenten-Management-System

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docuvita ist ein hoch modernes, leistungsfähiges Dokumententenmanagement (DMS) und Enterprise-Content-Management System (ECM). Daten und Dokumente aus sämtlichen Bereichen Ihres Unternehmens werden hier zusammengeführt und können zentral verwaltet werden.

Das Suchen, Finden, Sortieren und Verteilen wird dadurch zeitsparender. Auch die Verfügbarkeit steigert sich, da sich docuvita unter Windows, Android, iOS oder einfach in Ihrem Browser bedient werden kann.

Die wichtigsten Vorteile

Die Informationszentrale in Ihrem Unternehmen

Interne und externe Dokumente, E-Mails, Daten oder auch Verträge liegen oftmals im Unternehmen verteilt an unterschiedlichen Orten. Docuvita führt automatisch all diese Informationen zusammen, so dass sie zentral eingesehen und verwaltet werden können. Hier spielt es keine Rolle, ob es um eine Nachricht aus dem E-Mailprogramm, eine Bestellung aus Ihrem ERP-System oder eine gescannte Eingangsrechnung geht. In docuvita läuft dies alles zusammen.

Die Strukturierung in verschiedene Akten, beispielsweise Kundenakten-, Lieferanten- oder Projektakten erleichtern Ihnen das Wiederfinden der Dokumente. Da die erforderlichen Stammdaten direkt aus dem ERP-System entnommen werden, ist keine doppelte Datenpflege notwendig. All diese Dokumente werden automatisch beschlagwortet und sind so über verschiedene Stichworte wiederzufinden.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Docuvita unterstützt modernes Teamwork durch einen sicheren Dokumentaustausch und die Vereinfachung gemeinsamer Arbeit an Dokumenten. Dokumente werden nicht mehr in unzähligen Varianten per Email Anhang im Intranet versendet, sondern Sie können die Änderung direkt in docuvita durchführen und durch einen Versionskommentar auf die Änderungen hinweisen. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern gewährleisten auch, dass immer am aktuellsten Versionsstand weitergearbeitet wird.

Zugewinn an (Rechts-)Sicherheit

Eine der Grundanforderungen im Dokumentenmanagement ist die rechtssichere Archivierung von Dokumenten, Dateien und Informationen. Dank der automatischen Versionierung und der detaillreichen Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch ergänzende Absicherungen in Form eines ausgeklügelten Zugriffs- und Berechtigungskonzepts werden Ihre Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und Manipulation geschützt.

Dokumente können nicht mehr aus Versehen verloren gehen oder weggeworfen werden, da Sie in Ihrem DMS System sicher abgelegt sind. Bei entsprechender Sicherung Ihrer Daten sind Sie somit auch gegen Brand und Überschwemmung geschützt. Durch diese Maßnahmen lassen sich gesetzliche Anfoderungen, wie z.B. die GoBD oder interne Compliance-Richtlinien einfach abdecken.

Weitere Informationen

Für weitere Informationen rufen Sie uns doch einfach an oder stöbern Sie noch durch unsere anderen Beiträge zu Docuvita für einige detailreichere Ausführungen zu verschiedenen Themen.

Docuvita - Funktionen

  • Digitale Akte - Automatisch und auf Anhieb überzeugend Schaffen Sie Verknüpfungen zu Ihren datenführenden Anwendungen. Das können zum Beispiel Warenwirtschafts-, ERP-, PPS- oder CRM-Systeme, wie unsere WinLine, sein. Die dort vorhandenen
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  • Automatische Archivierung - Belegablage einfach automatisieren Archivieren Sie Ihre ausgehenden Belege direkt aus Ihrem Warenwirtschafts- oder ERP-System, beispiel WinLine, vollautomatisch in docuvita. Und das stets aktuell im laufenden Betrieb. Ein manueller
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  • Scanverfahren - Scannen mit dem docuvita.Client oder einem Netzwerkscanner Der docuvita.Client unterstützt alle gängigen manuellen Scanverfahren. docuvita bietet darüber hinaus jedoch den Vorteil der automatischen Dokument-Erfassung. Im Zusammenspiel mit dem docuvita.Autoprofiler
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  • Suchfunktionen - Einfach, schnell und zielführend Sie suchen nach einem archivierten Dokument? Dafür bietet Ihnen docuvita unterschiedliche Suchfunktionen: Von einfach und schnell bis hin zu komplexen, wiederkehrenden Abfragen. Schränken Sie über
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  • Schnittstellen - Für perfekte Integration Integriesen Sie Ihre bestehenden Anwendungen mit docuvita und starten Sie eine kontextbezogene Suche nach Akten oder Dokumenten direkt aus Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung heraus. Die in docuvita
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  • Webzugriff - Alles dabei, wo immer Sie sind Docuvita wird standardmäßig mit einem leistungsfähigen WebClient ausgeliefert. Dieser ist komplett browser-basiert und erfordert keinerlei Software-Installation. Dadurch reduziert sich nicht nur der Rollout-,
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  • OCR-Formularerkennung - Mit dem docuvita.ClickProfiler kein Problem Docuvita verfügt über leistungsfähige OCR-Funktionen zur automatischen Texterkennung in gescannten Dokumenten. Auf dieser Technik basiert auch die docuvita OCR Formularerkennung. Mit ihr ist es
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  • E-Mailarchivierung Sicher und gesetzeskonform. Mit docuvita legen Sie nicht nur Dokumente ab, sondern kommen auch der gesetzlichen Anforderung zur Archivierung von Geschäftsbriefen nach. Ihre E-Mails können Sie auf zwei verschiedene
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Docuvita - Produktkomponenten

  • docuvita.Server Leistungsfähige Technik. Kinderleicht bedienbar. Der docuvita.Server ist das Herzstück des docuvita Dokumentenmanagement-Systems. Der docuvita.Server regelt die Dokumentarchivierung sowie die Speicherung und Zuordnung von Metadaten in der Datenbank und sichert
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  • docuvita.Client Intuitiv und komfortabel. Der docuvita.Client bietet Anwendern bequemen Zugriff auf alle Funktionen des docuvita Dokumentenmanagement-Systems. Seine intuitive Benutzeroberfläche ist an den Windows Explorer angelehnt und lässt sich ohne hohen
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  • docuvita.Admin Zentrale Verwaltung der Produktkomponenten Der docuvita.Admin ist die zentrale Verwaltungsinstanz für alle docuvita Produktkomponenten. Die einzelnen Programmbestandteile (Server, AutoProfiler, DatabaseService, DocumentServices) können hier an zentraler Stelle übersichtlich verwaltet, eingerichtet
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  • docuvita.AutoProfiler Automatisierte Dokumentverarbeitung Über den docuvita.AutoProfiler importieren Sie Dokumente ganz automatisch. Er nimmt die zu verarbeitenden Dateien über Ordner oder E-Mailpostfächer entgegen, wertet sie auf Basis verschiedener, individuell abgestimmter Verfahren
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  • docuvita.SystemLink Die flexible Schnittstelle zu Drittsystemen Mit der docuvita.SystemLink Schnittstelle können Sie externe Datenbanken mit dem docuvita Dokumentenmanagement-System verbinden. So lassen sich – nach einmaliger Konfiguration – Stammdaten aus anderen Systemen (z.B.
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  • docuvita.Plugins Für noch mehr Funktionalität docuvita.ScanClientDer docuvita.ScanClient dient zum Scannen von Dokumenten über einen TWAIN fähigen Scanner. Die so gescannten Dokumente werden über eine sichere Verbindung an den Eingangsordner des
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