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Docuvita Dokumenten-Management-System

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docuvita ist ein hoch modernes, leistungsfähiges Dokumententenmanagement (DMS) und Enterprise-Content-Management System (ECM). Daten und Dokumente aus sämtlichen Bereichen Ihres Unternehmens werden hier zusammengeführt und können zentral verwaltet werden.

Das Suchen, Finden, Sortieren und Verteilen wird dadurch zeitsparender. Auch die Verfügbarkeit steigert sich, da sich docuvita unter Windows, Android, iOS oder einfach in Ihrem Browser bedient werden kann.

Die wichtigsten Vorteile

Die Informationszentrale in Ihrem Unternehmen

Interne und externe Dokumente, E-Mails, Daten oder auch Verträge liegen oftmals im Unternehmen verteilt an unterschiedlichen Orten. Docuvita führt automatisch all diese Informationen zusammen, so dass sie zentral eingesehen und verwaltet werden können. Hier spielt es keine Rolle, ob es um eine Nachricht aus dem E-Mailprogramm, eine Bestellung aus Ihrem ERP-System oder eine gescannte Eingangsrechnung geht. In docuvita läuft dies alles zusammen.

Die Strukturierung in verschiedene Akten, beispielsweise Kundenakten-, Lieferanten- oder Projektakten erleichtern Ihnen das Wiederfinden der Dokumente. Da die erforderlichen Stammdaten direkt aus dem ERP-System entnommen werden, ist keine doppelte Datenpflege notwendig. All diese Dokumente werden automatisch beschlagwortet und sind so über verschiedene Stichworte wiederzufinden.

Verbesserung der Zusammenarbeit

Docuvita unterstützt modernes Teamwork durch einen sicheren Dokumentaustausch und die Vereinfachung gemeinsamer Arbeit an Dokumenten. Dokumente werden nicht mehr in unzähligen Varianten per Email Anhang im Intranet versendet, sondern Sie können die Änderung direkt in docuvita durchführen und durch einen Versionskommentar auf die Änderungen hinweisen. Dadurch sparen Sie nicht nur viel Zeit, sondern gewährleisten auch, dass immer am aktuellsten Versionsstand weitergearbeitet wird.

Zugewinn an (Rechts-)Sicherheit

Eine der Grundanforderungen im Dokumentenmanagement ist die rechtssichere Archivierung von Dokumenten, Dateien und Informationen. Dank der automatischen Versionierung und der detaillreichen Protokollierung von Änderungen erfüllt docuvita bereits viele rechtliche Anforderungen. Durch ergänzende Absicherungen in Form eines ausgeklügelten Zugriffs- und Berechtigungskonzepts werden Ihre Daten effektiv vor unberechtigtem Zugriff und Manipulation geschützt.

Dokumente können nicht mehr aus Versehen verloren gehen oder weggeworfen werden, da Sie in Ihrem DMS System sicher abgelegt sind. Bei entsprechender Sicherung Ihrer Daten sind Sie somit auch gegen Brand und Überschwemmung geschützt. Durch diese Maßnahmen lassen sich gesetzliche Anfoderungen, wie z.B. die GoBD oder interne Compliance-Richtlinien einfach abdecken.

Weitere Informationen

Für weitere Informationen rufen Sie uns doch einfach an oder stöbern Sie noch durch unsere anderen Beiträge zu Docuvita für einige detailreichere Ausführungen zu verschiedenen Themen.

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